Peranan Kantor

Manajemen Kantor

Peranan Kantor Masa Sekarang dan Masa yang Akan Datang

Disusun oleh

Aditya Yuda Pratama

Business Administration

Abstract

Role is a series of orderly behavior, which is caused by a particular position, or because of the existence of an office that is easily recognized. While the office is a place that is used to run the Business Management of the job. The role of the office is now very important influence in the running job, is due to its role of serving the jobs operative offices to achieve organizational objectives, further helping leaders make the right decisions by providing explanations (information), and then launch the life and development of an organization because of its function as a center of memory, and the latter provided information corresponding authority. All the elements were still deeply felt because the office is still used as a place that is considered to be very influential in the implementation of the organization. However, in the future, the office is no longer one of the most important things in supporting the running of the organization. Now it has begun there are some companies that are not so require office as a place to carry out the work, because all the office work is to be done at home or in a place where the employees are or what we call ¬Virtual Office. With the Virtual Office can facilitate employees in carrying out the meeting (meeting) with superiors and with the client. This is already starting to look where the role of the office that has begun to diminish to the organization being run.

Keywords : Role, Office, The role of the present office, The role of the future office

Pengertian Peranan

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peranan adalah sesuatu yang menjadi bagian atau memegang pimpinan terutama dalam terjadinya suatu hal atau peristiwa.

            Peranan adalah suatu rangkaian perilaku teratur, yang ditimbulkan karena suatu jabatan tertentu, atau karena adanya suatu kantor yang mudah dikenal.

            Dari pengertian-pengertian diatas dapat diartikan bahwa peranan merupakan rangkaian perilaku teratur yang diemban oleh seseorang dalam menjalankan hal atau peristiwa.

Pengertian Kantor

            Menurut Chaniago (2013) secara estimologis kantor erasal dari Belanda: “kantoor”, yang artinya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, kawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasaInggris “office” memiliki makna yang sama yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan diberikan pada yang membutuhkan.

            Sedangkan menurut Moekijat (1975) kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apa pun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

            Selain itu menurut Nuraida (2008) mendifinisikan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tatausaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan.       

Lalu menurut Prajudi Atmosudirdjo (1982) dalam Nuraida (2008) kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel, dan operasional ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

            Ada pula menurut Kallaus dan Keeling (1991) dalam Nuraida (2008) menjelaskan office is a function, where interdependent systems of technology, procedures, and people are at woek to manage one of the firm’s most vital resources information.

Dijelaskan pula menurut Priansa dan Garnida (2013) kata kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan kata “office” dalam bahasa Inggris. Kantor juga dapat berarti ruang kerja; ruang berkumpul; ruang dimana pengusaha beserta pegawainya menjalankan aktivitas-aktivitas pekerjaannya; tempat kedudukan pimpinan suatu administrasi; instansi, badan, jawatan, atau organisasi.

Dari berbagai definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian kantor yaitu dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantor pun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaknasaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Peranan Kantor masa Sekarang

Menurut Chaniago (2013) mengemukakan pendapatnya bahwa kantor-kantor dewasa ini telah ditata demikian rupa, menggunakan teknologi yang modern (computer, fax, internet, wireless) dan orang-orang kantor yang professional untuk memberikan pelayanan pada semua pihak yang membutuhkan. Penampilan orang kantor yang rapid an sopan (dasi dan pakaian seragamnya) menambah citra kantor itu menjadi pusat pelayanan informasi yang meyakinkan. Perubahan kantor demikiX an terjadi karena semakin kompleknya tuntutan pekerjaan di kantor. Kalau dulu orang-orang kantor lebih cenderung dituntut untuk dapat memberikan pelayanan pada intern organisasi (perusahaan) tetapi dewasa ini orang-orang kantor juga harus memberikan pelayanan pada semua pihak dan lini organisasi (lower, middle and top), pihak karyawan/pegawai dan masyarakat yang membutuhkan informasi. Informasi/keterangan ini harus disajikan dengan akurasi yang tepat dan cepat. Sudah tentu informasi yang boleh diberikan sesuai dengan kewenangan masing-masing kantor. Lihatlah hampir semua kantor yang berfungsi sebagai pengelolaan : manusia (Kantor Kepegawaian), barang (Kantor Perbekalan/Barang), penjualan (Kantor Humas), dan lain sebagainya. Hampir semua organisasi memiliki lebih dari satu kantor, dan hampir dipastikan semua organisasi informasinya dikelola dari kantor. Bisa dikatakaj sebuah organisasi yang formal tidak mungkin bisa jalan tanpa kantor dan kegiatan kantor dipastikan ada pada setiap level organisasi.

            Perkembangan akhir-akhir ini tuntutan akan pelayanan yang harus diberikan oleh orang-orang kantor semakin tinggi, akibatnya ruang lingkup pekerjaan kantor pun semakin kompleks. Dengan semakin kompleksnya pekerjaan kantor maka peranan manajemen kantor pun semakin berkembang, ini menuntut optimalisasi penerapan fungsi-fungsi manajemen di kantor. Penerapan fungsi-fungsi manajemen di kantor ini akan menghasilkan pelayanan yang optimal, kualitas prima dengan biaya yang rendah dan efisien yang tinggi. Bila sebaliknya (pelayanan yang dihasilkan berkualitas tinggi namun dengan biaya yang tinggi) ini menunjukkan belum berhasilnya penerapan fung manajemen di kantor itu.

            Pada suatu organisasi/perusahaan mulai dari level atas (top) sampai level bawah (lower) sudah pasti ada kantor dan kegiatan-kegiatan kantor. Di antara satuan-satuan organisasi (unit-unit yang ada) pasti terjadi hubungan kantor. Hubungan kantor dipakai oleh setiap unit organisasi dalam berkomunikasi antar mereka baik komunikasi up ward (dari atas ke bawah), down ward (dari bawah ke atas) maupun diagonal (komunikasi silang). Hubungan kantor disini adalah kontak antara segenap satuan (unit-unit) organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan (informasi) dalam rangka memberikan  pelayanan kepada pelaksana pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya berwujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau suatu macam warkat lainnya. Hubungan kantor ini terjadi baik pada organisasi pemerintah, swasta, perseorangan ataupun organisasi kemasyarakatan.

            Secara umum menurut Chaniago (2013) kantor mempunyai beberapa peranan pokok. Peranan itu diwujudkan dalam bentuk pelayanan pada semua pihak baik bersifat operatif, komunikasi dan hubungan antar sesame. Beberapa peran kantor antara lain :

·         Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif kantor untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Chaniago (2013) pekerjaan kantor yang bersifat operatif, yaitu pekerjaan kantor mulai dari mengumpulkan informasi, mencatat, mengolah dan mendistribusikan informasi. Kegiatan ini disebut juga dengan kegiatan tatausaha.

Menurut The Liang Gie (2000) dalam Chaniago mengelompokan pekerjaan kantor yang bersifat operatif (ketatausahaan) kedalam 5 kelompok, yaitu:

a.       Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan apabila diperlukan.

b.      Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan-keterangan ang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula menjadikan keterangan-keterangan yang bisa didengar oleh alat perekam suara, misalnya”pencatatan” pada pita rekaman, Cassete Disk (CD).

c.       Mengolah, yaitu berbagai kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam benruk yang lebih berguna.

d.      Menggandakan, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai alat dan cara dari satu pihak kepada pihak lain.

e.       Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh keterangan-keterangan (warkat) dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Jika dilihat lebih jauh, pada umumnya aktivitas kantor yang bersifat ketatausahaan (operatif) dapat dikelompokkan atas 4 kegiatan:

a.       Pengumpulan, yaitu kegiatan mengumpulkan berbagai keterangan (informasi) yang diperlukan organisasi/ perusahaan. Termasuk di sini adalah kegiatan menerima surat-surat, telepon, faktur-faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan organisasi/ perusahaan.

b.      Pengolahan, adalah kegiatan mengerjakan berbagai data, keterangan dan informasi yang ada menjadi informasi yang lebih berguna. Termasuk kegiatan di sini adalah menyiapkan berbagai dokumen-dokumen yang diperlukan organisasi, faktur-faktur, bahan-bahan rapat, seminar, laporan dan sebagainya baik dalam bentuk visual maupun audio visual.

c.       Pendistribusian, meliputi penggandaan berbagai kegiatan dan menyampaikannya pada yang berhak. Penyampaian dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan.

d.      Penyimpanan, yaitu kegiatan mengamankan dan mengurangi (memusnahkan) berbagai dokumen-dokumen yang ada dengan cara, alat dan metode tertentu. Termasuk di sini adalah pembuatan kedalam audio visual, kegiatan kearsipan dan lain sebagainya.

·         Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan keterangan-keterangan (informasi).

Pengarsipan dokumen-dokumen yang telah disimpan dalam kantor akan sangat dibutuhkan disaat pimpinan membuat suatu keputusan dalam rangka memajukan perusahaan agar tercapainya tujuan dari perusahaan tersebut. Dalam pengambilan keputusan itu sendiri tidak semata-mata apa yang ingin pimpinan melainkan dengan adanya pertimbangan-pertimbangan berdasarkan keterangan-keterangan (informasi) yang tersedia di kantor, jadi kantor berperan sebagai penyedia informasi.

·         Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi karena fungsinya sebagai pusat ingatan.

Setiap karyawan/pegawai tidak akan ingat dengan semua dokumen-dokumen yang ada dalam perusahaan. Itu karena kodrat manusia yang selalu lupa dan tidak sempurna, dengan adanya kantor sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen perusahaan baik dokumen vital, penting maupun dokumen yang sifatnya biasa saja, itu merupakan salah satu peranan dari kantor yaitu sebagai pusat ingatan yang berupa dokumen dalam bentuk kertas maupun record.

·         Memberikan informasi sesuai wewenangnya.

Peranan ini merupakan salah satu hal yang terpenting dalam suatu organisasi, karena kantor merupakan suatu tempat bekerja, menyimpan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh para pekerja. Saat informasi dibutuhkan maka peranan kantor mulai berperan yaitu memberikan informasi, akan tetapi sesuai wewenang orang yang membutuhkan informasi tersebut.

Sedangkan peranan kantor menurut Gie (1992) adalah setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Hal ini telah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson dalam Gie(1992) sebagai berikut :

“Every job in organization today has some office or paper work aspects. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity of chief concern, which may be production, sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or one of many other. The paperwork aspects must be managed nevertheless.”

(Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.)

Selanjutnya kantor dalam tatausaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Tokoh pelopor office management Amerika Serikat Coleman Maze juga menegaskan dalam Gie (1992) bahwa hal ini dengan kata-kata yang berikut :

      ”The office was once considered as nothing more than the focal point of internal and external communication, capable only of dispatching a few letters upon occasion and of preparing records of no practical value.

      The present tendency, fortunately, is to view the office as a living, vital organism. It lives as a centralized, service rendering unit. It is accepted as a full partner in the productive efforts of modern business. Without the office, factory wheels do not turn and the sale of goods or services is not possible.”

      (Kantor dulu dianggap tidak lebih dari pada titik temu dari tata hubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampu kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis.

      Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan. Ini diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern. Tanpa kantor tatausaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau jasa-jasa tidaklah mungkin.)

      Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam suatu organisasi mana pun tentu dilaksanakan yang mencakup kantor.

      Lalu Gie (1992) menjelaskan peranan kantor dalam garis besarnya mempunyai 3 peranan pokok, yaitu sebagai berikut :

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

Menurut Geoffrey dan Oliber Standingford (1982) dalam Chaniago (2013) mengelompokan 8 pekerjaan kantor yang bersifat operatif (ketatausahaan) yaitu:

a.       Menulis. Semua pekerjaan tulis menulis, termasuk membuat dokumen/warkat yang asli

b.      Membaca. Kegiatan membaca setiap informasi dan data (keterangan-keterangan) yang masuk

c.       Menyalin. Kegiatan menempel, memperbanyak dan menggandakan.

d.      Menghitung. Kegiatan menambah, mengurangi termasuk mengalikan dan membangi.

e.       Membandingkan. Melakukan pengecekan pada keterangan, dokumen-dokumen yang ada.

f.       Memilahkan. Kegiatan menggolongkan/mengelompokkan dan menyatukan keterangan-keterangan/dokumen.\

g.      Menyimpan dan menyusun indeks.

h.      Melakukan komunikasi. Kegiatan pelayanan informasi/keterangan, baik secara lisan maupun tertulis.

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Peranan kantor untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan control dari pimpinan juga disebut oleh Terry yaitu “Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of vusiness information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete”

(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau using.)

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tatausaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Banyak instansi pemerintah atau badan swasta dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya tidak melakukan pencatatan-pencatatan yang cermat atau memelihara dokumen-dokumen yang lengkap, padahal keterangan-keterangan itu kelah penting sekali untuk bahan penilaian atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi tersebut. Dengan gelapnya pusat ingatan dan sumber dokumen itu, maka sulitlah pula kegidupan sesuatu organisasi apanila memerlukan suatu keterangan atau warkat.

Lebih jelas lagi mengenai peranan pokok dari kantor telah ditegaskan lagi oleh Littlefield dan Peterson dalam Gie (1992) sebagai berikut :

“Office work is not at all comparable to the function of production, sales, finance, engineering, purchasing, personel, or other functions that may be necessary in any given organization. Instead, it is a process, or a group of processes, necessaru fo carrying out each of these functions. Its special contribution is that of providing infoemation needed in performing each of them.”

(Pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi-fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam suatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses  atau sekelompok proses yang diperlukan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbangannya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukansalah satu fungsi itu.)

Adapun pendapat lain tentang kantor sekarang yang dijelaskan oleh Moekijat (1975), menerangkan bahwa kantor sekarang telah menjadi dewasa. Kantor menyelenggarakan kegiatan yang luas dan penting sekali dan tiap perusahaan.

Dari banyak definisi diatas mengenai peranan kantor di era sekarang dapat kita ringkas bahwa sekarang ini kantor sangat berperan penting dalam kelangsungan suatu perusahaan. Dikatakan penting karena kantor bisa dijadikan tempat pelayanan pekerjaan-pekerjaan yang operatif guna agar tercapainya tujuan dari perusahaan yang dijalankan, selain itu juga bisa dijadikan sebagai tempat penyimpanan berbagai dokumen-dokumen vital, penting maupun yang sifatnya biasa sekalipun. Karena peranannya sebagai pusat ingatan dalam perusahaan, kantor menyediakan suatu wadah untuk dokumen-dokumen perusahaan lalu jika dibutuhkan oleh para pihak yang berkepentingan dapat disajikan sesuai apa yang dibutuhkan. Dikarenakan dokumen-dokumen yang diarsipkan adalah dokumen yang memiliki nilai guna bagi suatu perusahaan, itu sangat membantu sekali kepada pimpinan dalam pembuatan keputusan demi kelangsungan dari perusahaan yang dijalankan.

Peranan Kantor Masa yang Akan Datang

Dengan semakin berkembangnya zaman, kini kantor sudah tidak begitu dipandang penting dalam menjalankan suatu pekerjaan, ini disebabkan sudah banyak cara yang lebih efektif dengan biaya yang tidak mahal ketibang dengan masih menggunakan kantor sebagai pusat tempat untuk menjalannya pekerjaan kantor. Di zaman yang akan datang semua akan lebih serba praktis dikarenakan akan adanya berbagai teknologi yang akan membuat kita menjadi lebih nyaman dalam menjalankan pekerjaan. Seperti contoh kemudahan yang ada di masa sekarang yaitu handphone (HP) dan laptop.

Handphone (HP) dan laptop sekarang ini sudah bisa mencakup semua teknologi canggih yang ada, seperti kamera, radio, perekam suara, telepon, mengirim pesan, mengirm email, dan lain-lain alat teknologi. Saat ini teknologi tersebut sudah bisa menyediakan berbagai aplikasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang kita butuhkan. Hanya dengan teknologi itu, semua pekerjaan kantor bisa diselesaiakan dimana saja dan kapan saja sesuai yang kita inginkan. Disamping peranan kantor yang sudah tidak begitu memiliki peranan yang penting, kantor juga sudah tidak perlu lagi menyimpan informasi-informasi secara manual, melainkan secara elektronik. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan untuk menyimpan keterangan-keterangan (informasi) yaitu Scan Manager. Aplikasi ini dapat membantu kita dalam menyimpan dokumen-dokumen secara elektronik, jadi sudah tidak perlu lagi menyimpan dokumen-dokumen secara fisik.

            Untuk kedepannya pasti lebih banyak lagi kecanggihan-kecanggihan yang ditawarkan guna untuk menunjang pekerjaan organisasi kita. Sekarang-sekarang ini sudah mulai ada perusahaan yang menggunakan aplikasi yang bisa disebut canggih dalam melakukan komunikasi secara jarak jauh. Aplikasi itu adalah Virtual Office.

Menurut Yuniarto (2013) virtual office atau kantor virtual mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang dapat bekerja dari rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya diperkenalkan istilah telecomutting karena terlihat sebagai cara yang tepat untuk mendeskripsikan cara karyawan dapat “ulang-alik” atau commute ke tempat kerja secara elektronik.

Keuntungan Menggunakan Virtual Office

Menurut Priansa (2013) keuntungan menggunakan virtual office atau kantor virtual adalah:

1.      Pengurangan Biaya Fasilitas

Organisasi tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2.      Pengurangan Biaya Peralatan

Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai telecommuter dapat berbagi perabotan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN beragi sumber daya.

3.      Jaringan Komunikasi Formal

Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat perhatian yang lebih. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yanglebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.

4.      Pengurangan Penghentian Kerja

Bila badai salju, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan organisasi dapat terhenti. Namun dengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

5.      Kontribusi Sosial

Kantor virtual memungkinkan organisasi memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluanh untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor virtual karena itu memungkinkan organisasi menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

Kerugian Menggunakan Virtual Office

Priansa dan Garnida (2013) mengatakan bahwa terdapat beberapa kerugian dalam menggunakan virtual office atau kantor maya, yaitu:

1.      Rasa tidak memiliki

Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menhadi bagian penting dari suatu organisasi.

2.      Takut kehilangan pekerjaan

Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang denga komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”.

3.      Semangat kerja yang rendah

Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah bahwa  telecommuter bergaji lebih rendah dibandingkan karyawan tetap.

4.      Ketegangan keluarga

Bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri dari pekerjaan untuk beberapa jam. Ketegangan dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.

Jika inovasi dan kekreativitasan ini terus dikembangkan, maka beberapa tahun lagi atau dimasa yang akan datang hampir semua bahkan seluruh pekerjaan manusia bisa dilakukan dengan jarak jauh tanpa harus bertemu. Semua itu bukan tidak mungkin jika orang-orang yang ada di dunia ini terus berusaha untuk memajukan dunia kita tercinta. Karena semakin bertambahnya tahun, ilmu-ilmu yang diajarkan akan lebih canggih dan lebih maju dari pada sekarang ini.

Kesimpulan

            Dari semua paparan yang telah dijelaskan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa peranan kantor dimasa sekarang masih menggunakan tempat untuk mengerjakan pekerjaan kantor, selain itu masih banyak karyawan yang menganggap bekerja itu harus datang ke kantor. Tapi semakin berkembangnya teknologi dari masa ke masa, peranan kantor yang sebagai tempat bertemunya karyawan-karyawan dalam melakukan pekerjaan, kini sudah tidak lagi berperan penting dalam organisasi, karena sekarang ini untuk melakukan pekerjaan atau rapat bisa melalui teknologi canggih seperti handphone. Sudah banyak aplikasi-aplikasi yang menyediakan untuk melakukan rapat secara online contohnya dengan Sype, atau cara seperti ini biasa disebut dengan Virtual Office. Jadi untuk masa yang akan datang, kantor sudah tidak begitu penting lagi dalam suatu organisasi.

Daftar Pustaka

Chaniago, Harmon (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa

Gie, The, Liang (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Moekijat (1975). Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju

Moekijat (1975). Tata Laksana Kantor. Bandung: CV Mandar Maju

Nuraida, Ida (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius

Priansa, Garnida (2013). Manajemen Perkantoran. Bandung: ALFABETA

Yuniarto, Saiful Rahman. (2013). Virtual Office: Materi Virtual Office. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Materi-11-Virtual-Office.pdf. Diakses 6 Juni 2015